Mit der Akkreditierung nach ISO 15189 dokumentiert ein medizinisches Laboratorium seine Fachkompetenz und sorgt gleichzeitig für umfassende Transparenz gegenüber seinen Auftraggebern. Grundlage für den Akkreditierungsprozess ist das Dokument 71 SD 3 001 (Untersuchungsarten in der Medizinischen Laboratoriumsdiagnostik) der Deutschen Akkreditierungsstelle. Dort wird festgelegt, wie alle akkreditierten Methoden und die zugehörigen Arbeitsanweisungen (SOPs) in einer Excel-Tabelle aufzuführen sind. Diese sogenannte DAkkS-Liste spiegelt dabei nicht nur den aktuellen Stand der Akkreditierung wider, sondern wird auch für die Reakkreditierung fortgeschrieben und ist Anlage zur Akkreditierungsurkunde.

Große Laboratorien überschreiten schnell die Anzahl von 1.000 akkreditierten Methoden (und damit SOPs). Die Fortschreibung der DAkkS-Liste als Excel-Tabelle bedeutet mühsame und fehleranfällige Handarbeit. Dar¬über hinaus darf die DAkkS-Liste nicht mit dem in der Norm geforderten Logbuch zur Dokumentenlenkung, das alle gültigen Dokumente und deren Verteilung aufführt, verwechselt werden.

Ein Software-gestütztes QM-System sollte in der Lage sein, das Labor bei dieser Aufgabe weitestgehend zu entlasten und diese Liste aus dem Datenbestand zu generieren. Genau dieses wird durch die neu entwickelte DAkkS-Funktionalität von Doc-db erreicht. Mit den betreffenden SOPs werden die in der DAkkS-Liste einzutragenden Attribute verbunden und die Dokumente gemäß der DAkkS-Anordnung in einer Dokumentensicht zusammengestellt. Ein Report über den Datenbestand erzeugt anschließend die DAkkS-Liste als Excel-Tabelle. Das weitaus zeitaufwendigere Fortschreiben der Liste ist durch die Revisionierung gelöst. Mit der Akkreditierung wird die Sicht mit ihren DAkkS-Attributen revisioniert (eingefroren) und eine aktuelle Sicht für die Reakkreditierung weitergeführt. Durch den Vergleich lassen sich ohne großen Aufwand die von der DAkkS geforderten Differenzlisten erstellen.

Da Doc-db selbstverständlich auch das Logbuch jeweils aktuell aus dem Datenbestand erstellen kann, vermindert sich der Aufwand für diese rein administrativ zu dokumentierenden Tätigkeiten nahezu auf null und die Ressourcen können anderen Prozessen zugeordnet werden, die eine höhere Qualitäts- und Ertragsrelevanz haben.