In nur sechs Monaten stand bei der Wuppertaler radprax-Gruppe ein neues PACS (Picture Archiving and Communications System). Dr. Alexander Klemm, IT-Projektleiter PACS, spricht über seine Erfahrungen mit der Turbo-Einführung.

M & K: Für alle, die radprax nicht kennen, bitte eine kurze Einführung.

Dr. Alexander Klemm: 1952 als Einzelpraxis gegründet, ist die radprax-Gruppe mittlerweile ein Verbund von Medizinischen Versorgungszentren und Praxen für Radiologie, Nuklearmedizin und Strahlentherapie. Wir haben insgesamt 45 Fachärzte und 250 hoch qualifizierte Mitarbeiter an 14 Standorten beschäftigt: Wuppertal, Solingen, Hilden, Düsseldorf, Münster, Arnsberg und Meschede. Wir betreuen sowohl ambulante Patienten als auch radiologische Abteilungen in Krankenhäusern.

Was war der Grund für den Systemwechsel?

Dr. Alexander Klemm: Ähnlich wie normale PC-Systeme hinkten auch spezielle Softwarelösungen für die Radiologie, also RIS und PACS, nach einigen Jahren den Möglichkeiten und Anforderungen ihrer Zeit hinterher. Als radiologischer Praxisverbund mit modernsten Untersuchungsmöglichkeiten ist es unser Anspruch, auch über die entsprechende IT-Infrastruktur zu verfügen, um unseren Patienten eine schnelle und sichere Diagnostik zu garantieren. Dazu gehört zum Beispiel, dass unsere Standorte miteinander vernetzt sind und alle Daten für alle Ärzte verfügbar sind. Es geht nicht nur um die technische Seite, also die Einrichtung und Wartung eines gemeinsamen Servers und schneller Datenleitungen, sondern auch um die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien und die Sicherheit der Patientendaten.

Wie sah die IT-Infrastruktur vorher aus?

Dr. Alexander Klemm: radprax arbeitet schon seit 2000 komplett digital, also filmlos. Als Kernkomponenten hatten wir das Sienet Magic PACS und das Syngo Workflow RIS von Siemens im Einsatz, welche über eine proprietäre Schnittstelle miteinander kommunizierten. Für die Befundung nutzten wir ausschließlich die Online-Spracherkennung SpeechMagic der Firma Nuance, welches in das RIS integriert war, d. h., es gab bereits im vorigen System keine Schreibkräfte mehr.

Von welchem Datenvolumen sprechen wir?

Dr. Alexander Klemm: Eine einzige CT-Untersuchung erzeugt etwa 500 MB Daten. Bei uns kommen im Verbund gut 1 Terabyte Daten pro Monat zusammen, das wären etwa 1.600 CD-ROMs.

Was gab letztlich den Ausschlag, die komplette IT-Infrastruktur zu ersetzen?

Dr. Alexander Klemm: Es gab eine Reihe von Gründen, warum wir das doch schon einige Jahre alte Sienet Magic PACS ablösen mussten. Zunächst wird das System bereits seit geraumer Zeit nicht weiterentwickelt, sodass einige - bei aktuellen Systemen selbstverständliche - Funktionen fehlten.

Darüber hinaus unterstützte das alte PACS unsere Unternehmens- und Vernetzungsstruktur mit vielen verteilten Standorten nur sehr schlecht. Durch die rein zentrale Struktur des Sienet Magic PACS waren insbesondere die Anforderungen an die Datenleitungen in Bezug auf Bandbreiten, aber auch Latenzzeiten enorm hoch. Die mit diesen Datenleitungen einhergehenden Kosten galt es zu reduzieren. Weiterhin liefen die zentralen Serverkomponenten des PACS lediglich auf dedizierten Solaris-Servern mit SPARC-Prozessoren, wodurch zeitgemäße Mechanismen zur Server-Konsolidierung und Ausfallsicherheit wie Virtualisierung nicht möglich waren. Nicht zuletzt wurde eine durchgängige Mandantentrennung nicht unterstützt, sodass die notwendigen Datenschutzmaßnahmen nur durch viel Aufwand, z. B. das Einrichten komplett getrennter PACS-Systeme, umgesetzt werden konnten.

Wie lange hat die Entscheidungsphase gedauert?

Dr. Alexander Klemm: Für die Auswahl des richtigen PACS ließen wir uns viel Zeit. Insgesamt dauerte es von den ersten Terminen mit verschiedenen Anbietern bis zur Entscheidung ca. 18 Monate. In dieser Zeit machten wir uns ein sehr genaues Bild der verschiedenen Systeme, indem wir von allen infrage kommenden Systemen Teststellungen an unser vorhandenes Archiv anschlossen und im Routine-Betrieb testeten. Zudem identifizierten wir sehr interessante und z. T. überraschende Unterschiede bei einer „PACS-Rallye", in der vier PACS-Systeme ihre Leistungsfähigkeit unter realistischen Bedingungen, d. h. über eine Datenleitung mit geringer Bandbreite und hoher Latenz beweisen konnten.

Wie sieht ihre neue PACS-Lösung jetzt aus?

Dr. Alexander Klemm: Es ist ja nicht nur das PACS, wir haben auch das RIS getauscht: Die komplette IT-Infrastruktur wurde erneuert. Das RIS wird künftig von iSoft gemanagt, für das PACS hatten wir uns für eine Lösung von Visus entschieden, die künftig die elektronischen Bilddaten archiviert, steuert und verteilt. Integriert ist auch die 3-D-Bildbearbeitungssoftware syngo.via von Siemens, um digitale Angiografien, virtuelle Darmspiegelungen, Bildfusionen und weitere Auswertungen online allen 14 Standorten zur Verfügung zu stellen.

Welche konkreten Anforderungen hatte man an die neuen Systeme?

Dr. Alexander Klemm: Die Hauptanforderungen an beide Systeme, also RIS und PACS, waren hohe Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit, Funktionalität, einfache Verwaltung, Flexibilität und Mandantenfähigkeit. So war z. B. eine Voraussetzung, dass das RIS inkl. Online-Spracherkennung unter Citrix laufen sollte. Beide Systeme mussten virtualisierbar sein. Das PACS sollte die Lokalität der Daten ausnutzen, um auch in einer sehr verteilten Umgebung performant zu sein, dabei jedoch ein zentrales Management unterstützen.

Was waren die entscheidenden Kriterien, die zu dieser Produktkombination führten?

Dr. Alexander Klemm: Zunächst wurde die Entscheidung für das JiveX PACS von Visus getroffen. Hierbei war entscheidend, dass JiveX die Struktur der radprax besonders gut abbilden kann. Dazu gehört insbesondere, so viel Standardisierung wie möglich mit so viel Flexibilität wie nötig zu vereinen. Nur so ist ein Konstrukt wie unseres handhabbar. Neben den oben genannten technischen Anforderungen, die JiveX alle erfüllt, waren jedoch noch zwei weitere Kriterien ausschlaggebend: die Mitwirkung an der Produktentwicklung sowie das partnerschaftliche Verhältnis zwischen Software-Anbieter und Kunde. Hierbei haben wir mit Visus aus Bochum einen Partner gefunden, der durch große Innovationskraft, auf langfristige Partnerschaft ausgelegte Unternehmenskultur und nicht zuletzt durch die örtliche Nähe hervorragend zur radprax passt.

Die Entscheidung für das RIS von iSoft war im Wesentlichen durch die Funktionalität beeinflusst. Hier konnte iSoft durch das beste Gesamtpaket überzeugen, welches neben der Radiologie und der Nuklearmedizin auch die Strahlentherapie besonders umfassend abdeckt. Dass die Integration des RIS von iSoft und dem Visus PACS, also insbesondere die Schnittstellen zwischen beiden Systemen bereits mehrfach in anderen Projekten umgesetzt wurde, hat die Entscheidung dazu noch erleichtert.

Ihr Zeitplan war besonders ehrgeizig. Warum?

Dr. Alexander Klemm: Sie haben recht. radprax ist, glaube ich, deutscher Rekordhalter bei einer solchen IT-Umstellung. Wir haben Hard- und Software ausgetauscht, Schnittstellen neu definiert, Mitarbeiter geschult und vor allem jede Menge Daten aus dem alten in das neue System migriert. Wir sprechen hier von 68,5 Terabyte Bilddaten sowie die Stamm- und Untersuchungsdaten von über 700.000 Patienten. Der normale Praxisbetrieb lief dabei weiter.

Die gleichzeitige Erneuerung der beiden Kernsysteme in radprax hatte profane finanzielle Hintergründe. Zum einen liefen die Verträge mit dem vorigen Anbieter zur Mitte des Jahres aus und mussten somit nicht verlängert werden. Zudem war es durch den gleichzeitigen Wechsel möglich, die Kosten für die Einrichtung von Schnittstellen zu minimieren. Da die radprax nicht nur ambulante Patienten versorgt, sondern auch mehrere Krankenhäuser mit radiologischen Dienstleistungen versorgt, brauchten die elektronischen Schnittstellen zwischen dem RIS, PACS und den Krankenhausinformationssystemen nur einmalig eingerichtet werden.

Der Zeitplan wurde eingehalten?

Dr. Alexander Klemm: Exakt. Wir sind seit 1. Juli letzten Jahres mit dem neuen System im Betrieb und mit der Umstellung zufrieden. Bilder lassen sich in Sekundenschnelle aufrufen, so wie wir uns das gewünscht hatten. Unsere Ziele, die Patientenverwaltung und die Behandlungsprozesse zu vereinfachen, wurden erreicht. Man kann sicher sagen, radprax ist heute eine der modernsten radiologischen Praxen in Deutschland.

Rückblickend auf diese Zeit: Gibt es etwas, das Sie künftig anders machen würden? Welche Vorgehensweisen haben sich bewährt?

Dr. Alexander Klemm: Selbstverständlich gibt es bei Projekten dieser Größenordnung immer wieder Punkte, die man hätte besser machen können und aus denen man für die Zukunft lernt. So werde ich bei zukünftigen Projekten noch mehr als bislang darauf achten, jeden einzelnen Schritt der Umsetzung möglichst im Detail zu verstehen und zu kontrollieren. Häufig sind nämlich einfache Kommunikations- oder Verständnisprobleme Ursache für Fehler, die mühsam korrigiert werden müssen. Das gilt insbesondere, wenn mehrere Parteien beteiligt sind, wie z. B. bei der Absprache der Schnittstellen.

Dagegen hat sich insbesondere bewährt, sich Zeit für die Evaluierung des passenden Systems zu nehmen und ausgiebig zu testen, bevor man sich entscheidet. Sicher bedeutet dies einen enormen Zeitaufwand bei allen Beteiligten, den man vor der eigentlichen Umsetzung des Projekts investieren muss. Es zeigen sich jedoch erstaunliche Unterschiede in den Systemen, wo die Produktbeschreibungen gleich lauten. Darüber hinaus hat sich bewährt, durch die eigene IT-Abteilung so viel wie möglich selber zu machen. Nur so war es möglich, in dieser kurzen Zeit so viele Daten zu migrieren, ohne den Produktivbetrieb stillzulegen. Ein externer Anbieter, der die Datenmigration übernimmt, ist nicht nah genug am Geschehen, um eine sinnvolle Abwägung zwischen Migrationsgeschwindigkeit und Belastung des Produktivbetriebs zu treffen und laufend anzupassen.

Als Letztes bewahrheitet sich zudem der Grundsatz, so früh wie irgend möglich mit der Umsetzung des Projekts zu beginnen und nicht auf andere zu hören, die behaupten, man habe noch genug Zeit. Die hat man nicht.

Zur Person

Dr. rer. nat. Alexander Klemm absolvierte sein Studium der Informatik von 1994 bis 2001 an der Universität Dortmund, wo er in den folgenden Jahren als Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fachbereich Informatik promovierte und 2006 den Titel zum Doktor der Informatik verliehen bekam. Der Vater einer kleinen Tochter gehört seit fünf Jahren zu radprax und verstärkt die IT-Abteilung des Unternehmens.