Ein fairer Wartungsvertrag für medizintechnische Geräte muss für beide Vertragspartner eindeutig nachvollziehbar sein. Er regelt, welche Leistungen in welchem Umfang ent­halten sind.

Wartungsverträge sind für viele medizintechnische Geräte heute schlichte Notwendigkeit, da die Komplexität der Technik nur noch für Spezialisten zu durchdringen ist. Sie können ein Krankenhaus aber teuer zu stehen kommen. Hat das Krankenhaus einen sehr günstigen Einkaufspreis erzielt, muss es damit rechnen, dass sich die Industrie ihre Gewinnspanne über die Wartungsverträge wieder hereinholt.

Umgekehrt fällt es auch negativ auf den Industriepartner zurück, wenn sich ein Krankenhaus über den Tisch gezogen fühlt.

Beide Parteien, Krankenhaus und Industrie, sollten daher eine faire Partnerschaft anstreben. Leistung kostet Geld. Und wer bezahlt, erwartet Leistung, ist das Wartungsvertrags-Team der Dienstleistungs- und Einkaufsgemeinschaft Kommunaler Krankenhäuser eG im Deutschen Städtetag (EKK) überzeugt. Für den Aufbau einer Benchmark-Datenbank für bildgebende Geräte haben sie Hunderte Wartungsverträge studiert und verglichen. Entstanden ist unter anderem eine Checkliste für gute Wartungsverträge.

Woran erkenne ich einen guten Wartungsvertrag?

Durchdachte und faire Wartungsverträge sind transparent. Das heißt, für beide Vertragspartner ist eindeutig nachvollziehbar und prüfbar, welche Leistungen in welchem Umfang enthalten sind. Häufig ist es leider so, dass Leistungen zu allgemein beschrieben oder Begriffe verwendet werden, die nicht eindeutig definiert sind. Das führt dazu, dass jeder etwas anderes versteht und es im Ernstfall zu Konflikten kommt.

Was wird in Wartungsverträgen alles geregelt?

Das Leistungsspektrum reicht von einzelnen Leistungen wie zum Beispiel der Inspektion bis zu umfänglichen Verträgen, die auch alle Ersatzteile und sämtliche Einsatzzeiten beinhalten. Wichtig ist, dass beide Vertragspartner wissen, was sie wollen, und dies im Vertrag vereinbaren. Eine Hürde sind die Begriffe, für die es keine eindeutige Nomenklatur gibt. Was unter Time- and Material-Service verstanden wird, unter Instandhaltung oder unter Regelarbeitszeit, ist durchaus unterschiedlich. Anstatt von Regelarbeitszeit zu sprechen, ist es besser, genaue Stundenangaben festzuschreiben. So weiß jeder, wo er dran ist, und kann dies mit einem Blick auf die Uhr prüfen. Ähnliches gilt für Vertragsleistungen in Bezug auf Software, Upgrades, Entsorgung, Ersatzteile und Haftung. Auch hier herrscht ein Begriffswirrwarr, bei dem jeder das gleiche Wort benutzt, aber etwas Unterschiedliches meint. Am Ende gilt: Was nicht geschrieben steht, kann nicht eingefordert werden.

Wie wirken sich Anschaffungs­kosten und Nutzungszeit auf die Servicegestaltung aus?

Beim Service wird in der Regel vom Einschichtbetrieb ausgegangen. Das gilt meist auch für die Konstruktionsgrundlagen hinsichtlich des Verschleißes von Bauteilen bzw. -elementen. Bei höherer Nutzungszeit, also zwölf statt acht Stunden, wird der Wert linear hochgerechnet. Somit ergeben sich für eine längere Nutzungszeit auch höhere Servicekosten. Anschaffungskosten und Servicekosten sind als Summe im Paket meist über einen Zeitraum von mehreren Jahren zu betrachten, um Rückschlüsse auf die „Wirtschaftlichkeit" zu machen bzw. Transparenz zu bekommen.

Wie wirken sich technische Innovationen und Störanfälligkeit auf den Wartungsvertrag aus?

Handelt es sich um ein etabliertes Modell, kann es sein, dass es bereits auf der Auslaufliste steht und Ersatzteile vielleicht bald nur schwer zu bekommen sind. Handelt es sich um ein sehr innovatives Gerät, kann es noch anfällig sein für „Kinderkrankheiten". Beides beeinflusst den Wartungsaufwand und sollte im Wartungsvertrag berücksichtigt werden. Typisch in Bezug auf die Störanfälligkeit eines Gerätes ist die „Badewannenkurve". Sie heißt so, weil Geräte häufig mit Anlaufschwierigkeiten zu kämpfen haben, dann relativ wenig Wartung nötig ist, und erst gegen Ende der Nutzungszeit die Störungen wieder ansteigen, weil es vermehrt zu Ausfällen kommt.

Im Wartungsvertrag werden diverse Ausfallzeiten geregelt, die sich auf das ganze System beziehen. Aus diesen Punkten wird erkennbar, dass Wartungsverträge einem Controlling unterworfen werden sollten, damit beide Vertragspartner ständig ein Auge auf Kosten und Leistung werfen, um Abweichungen in gemeinsamer Diskussion transparent zu machen - als Grundklage für ein vertrauensvolles Mit- und nicht Gegeneinander.

Was sind die häufigsten Fehler bei Vertragslaufzeiten?

Ein Fehler ist sicherlich, dass Wartungsverträge weiterlaufen und bezahlt werden, obwohl die Geräte bereits außer Betrieb genommen wurden. Grund ist die oft lückenhafte Dokumentation. Ebenso häufig werden Kündigungsfristen übersehen, sodass sich Verträge automatisch um ein Jahr verlängern, obwohl das gar nicht nötig wäre. Das EKK-Team empfiehlt einen jährlichen Check der Geräte und Wartungsverträge mit entsprechender Dokumentation.

Außer im Bereich bildgebende Geräte kümmern sich auch im Bereich Narkosebeatmung und Aufzugsanlagen spezielle Arbeitskreise um die Optimierung der Wartungsverträge der Mitgliedshäuser.