Kosten senken, Qualität sichern, Mitarbeiter motivieren - die Aufgaben des ­Managements im Klinikbereich sind klar umrissen. Auch das „Wie" ist festgelegt: Prozessorientierung heißt der Weg.

Das Management der Vital Kliniken mit Reha-Einrichtungen in Bad Malente, Bad Driburg und Bad Dürrheim beschreitet den Weg der Prozessorientierung kontinuierlich. Geschäftsführer Dr. Stefan Beyer setzt dabei auf ein ganzheitliches Prozessmanagement mit den tragenden Säulen Qualitäts-, Zeit- und Kostenmanagement. Wie er im Gespräch erläutert, kombiniert er die gängigen Methoden wie EFQM und PDCA-Zyklus mit MTM, der international anerkannten Methode zum Beschreiben, Strukturieren, Gestalten und Planen von Arbeitssystemen bzw. Geschäftsprozessen.

M & K: Warum ist eine Orientierung auf die Prozesse so wichtig?

Dr. Stefan Beyer: Wenn man etwas positiv verändern will, muss man die Prozesse im Griff haben, d. h., man muss sie steuern können. Und das funktioniert natürlich nur, wenn man alle Prozesse in seinem Unternehmen kennt, wenn sie über die einzelnen Funktionsbereiche in den Kliniken hinweg datenbasiert dargestellt werden können und wenn man alle relevanten Einflussgrößen auf diese Prozesse ermittelt.

Gibt es Unterschiede zwischen Akut- und Reha-Klinik?

Dr. Stefan Beyer: Die Rahmenbedingungen sind nicht ganz die gleichen, die Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit des Klinikbetriebs und die Qualität der Leistungen schon. In Akut- und Reha-Kliniken unterscheidet man grundsätzlich zwischen den Kernprozessen der Versorgung von Patienten sowie den Führungs- und Unterstützungsprozessen. Eine konsequente Prozessorientierung und verbindliche Prozessstandards führen immer zu positiven Veränderungen, sprich zu Verbesserungen hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Patientenzufriedenheit. Nicht zu vergessen leisten gut gestaltete Prozesse einen wichtigen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass motivierte Mitarbeiter ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Prozessmanagement sind.

Wie passen Prozessorientierung und Mitarbeiterführung zusammen?

Dr. Stefan Beyer: Wenn es an die Prozesse geht, rührt man an langjährigen Gepflogenheiten und Befindlichkeiten. Wenn es durch die Projektorganisation aber gelingt, die Mitarbeiter an der Entwicklung der Prozesse zu beteiligen, fördert dies nicht nur das Prozesswissen, sondern auch das Verständnis für die eine oder andere Berufsgruppe.

Fakt ist, dass die Mitarbeiter im medizinischen Bereich unter enormem Leistungsdruck stehen. Qualifiziertes Personal ist rar, und je nach Bedarf den Personalschlüssel anzupassen, kommt angesichts des Kostendrucks kaum infrage. Also sind die Prozesse so zu gestalten, dass vorhandenes Personal sinnvoll und effektiv eingesetzt und Überlastungssituationen vermieden werden können.

Weiterer Effekt des Prozessmanagements mit MTM: Weil alle Prozesse transparent und nachvollziehbar sind, da Beteiligte von Anfang an einbezogen werden, weil Leistungsziele sachlich fundiert kommuniziert werden, finden Entscheidungen auch Akzeptanz.

Wie lassen sich neue Prozesse im Tagesgeschäft der Klinik umsetzen?

Dr. Stefan Beyer: Voraussetzungen sind ein gut strukturiertes Projektmanagement und die klare Regelung der Verantwortlichkeiten. Es ist wichtig, die Verantwortlichen in der Klinik, besonders auch die Chefärzte, zu gewinnen. Ein weiterer Schritt ist das Integrieren der Prozesse ins operative IT-System, vor allem das Klinikinformationssystem. Mit der Einführung von Prozesskennzahlen behält man die Leistungsfähigkeit der Prozesse im Blick und kann auch deren permanente Weiterentwicklung und Verbesserung steuern.

Welche Effekte hat das Prozessmanagement mit MTM in den Vital-Kliniken?

Dr. Stefan Beyer: Die Prozesse sind klar definiert, jeder der an der Behandlung Beteiligten kennt seine Aufgabe, zusätzlicher Abstimmungsbedarf besteht kaum noch. Die Prozesse verlaufen zügiger, effizienter, der Aufwand an Personal und Material ist dem angepasst. Prozessmanagement mit MTM hat außerdem den Effekt, dass Abhängigkeiten der Prozesse untereinander deutlich gemacht und so besser koordiniert werden können. Dies ist in den traditionell berufsgruppenorientierten Kliniken von Belang.

Effekte hinsichtlich der Qualitätssicherung sind klar geregelte und strukturierte Behandlungsprozesse sowie zwischen den beteiligten Bereichen abgestimmte Therapiepläne.

Fakt ist: Mit wertschöpfungsorientierten Standards in den Behandlungsvorgängen schaffen wir die Freiräume, die wir brauchen, um noch besser auf die individuellen Belange der Patienten eingehen zu können.