Lange Zeit führte er ein Schattendasein, der milliardenschwere Medizingerätepark im Krankenhauswesen. Nun hat sich das Klinikmanagement aufgemacht, die Medizintechnik und ihre beachtlichen Bewirtschaftungskosten genauer unter die Lupe zu nehmen. Erste Ergebnisse: Ein erheblicher Optimierungsbedarf wird offenkundig, gesetzliche Anforderungen werden häufig unzureichend bedient, und es mangelt an Personal. Die Konsequenz: Die Bewirtschaftung und Instandhaltung medizintechnischer Geräte wird in Kooperation mit den klinikinternen Technikern von einem externen Dienstleister übernommen. Das Konzept findet Anklang.

Keine Frage, die Medizintechnik ist eines der letzten betriebswirtschaftlichen Refugien im Gesundheitswesen, das es zu optimieren gilt: In vielen Krankenhäusern - speziell aber in denen der Grund- und Regelversorgung - mangelt es jedoch an Ressourcen, um neben der Vielzahl an organisatorischen Aufgaben auch sämtliche Anforderungen des Gesetzgebers in Sachen Medizintechnik lückenlos zu erfüllen. Gerade die Umsetzung der Richtlinie über Maßnahmen der Qualitätssicherung in Krankenhäusern (QSKH-RL) stellt immer wieder eine Herausforderung dar. Der Grund: Wegen der knappen personellen und zeitlichen Ressourcen können die gesetzlichen Anforderungen oftmals nicht mit dem erforderlichen Aufwand behandelt werden. Im Hinblick auf die Betreiberpflichten ist die zeitintensive Dokumentation dabei eines der größten Probleme. Der organisatorische Aufwand ist immens, das meist wenige Personal, das für diese Aufgaben zuständig ist, mehr als ausgelastet. Dabei gibt es von Haus zu Haus natürlich erhebliche Unterschiede - generell lässt sich allerdings festhalten, dass sehr große Kliniken und Klinikketten, die in der Regel auch über ein gut funktionierendes QM-System verfügen, in Sachen Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) besser aufgestellt sind als kleinere, kommunale oder konfessionelle Krankenhäuser, bei denen in diesem Bereich häufiger Defizite bestehen.

Ressourcenknappheit erschwert die Erfüllung der Betreiberpflichten

So besteht u. a. die Pflicht, strukturierte Medizinproduktebücher zu führen, aus denen der Lebenslauf jedes einzelnen, aktiven Geräts hervorgeht: angefangen bei der Lieferung durch den Hersteller über durchgeführte Funktionsprüfungen und die Festlegung der eingewiesenen Anwender bis hin zu durchgeführten sicherheitstechnischen Kontrollen, Instandhaltungsmaßnahmen und eventuellen Reparaturen. Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben und somit verpflichtend. Fehlen diese oder werden Fristen überschritten, drohen bei Kontrollen oder gar Vorfällen harte juristische Konsequenzen.

Weitere Schwachpunkte bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften sind oft auch die Gerätewartung und die Einhaltung der Fristen der sicherheitstechnischen Kontrollen (STK). Vielfach liegt dieser gravierende Mangel in dem Irrtum begründet, dass bei vielen Geräten die Kontrolle durch den Hersteller übernommen wird, was vertraglich so geregelt sein kann, wobei der Hersteller bei Nichterbringen der Leistung nicht automatisch derjenige ist, der haftet. Es trifft in jedem Fall die Krankenhausleitung.

Im Trend:externe Unterstützung

Die Wartungen, Prüfungen und Reparaturen sind ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Effizientes Management hat hier oberste Priorität.

Trotz Errichtung von Medizintechnischen Servicezentren an Krankenhäusern (TSZ) konnte kein einziges deutsches Krankenhaus Serviceautarkie erringen. Geschätzte 80% aller Krankenhäuser bewirtschaften ihre Medizintechnik überwiegend durch hauseigene Techniker, können aber auf externe Dienstleister oder den Hersteller-Service nicht ganz verzichten. Es sind also immer nur Teilaspekte, die die hauseigene Techniker-Truppe bedienen kann. Und die Komplexität der Aufgaben nimmt zu. Es ist daher nicht verwunderlich, dass heute schon jedes fünfte Krankenhaus weitgehend auf internen Beistand verzichtet und auf externe Unterstützung setzt. So wurde die Idee geboren, mit einem externen Dienstleister und - soweit vorhanden, in Kooperation mit den klinikinternen Technikern - die Medizintechnik in den Krankenhäusern umfassender als bisher zu managen. Nur so sind Synergieeffekte, insbesondere auch im administrativen Bereich, überhaupt realisierbar. Die eigene Medizintechnik kann sich wieder vermehrt auf die eigentliche Arbeit an den Geräten und natürlich auch die Betreuung der Anwender konzentrieren.

Krankenhäuser erwarten mehr als technischen Service

Dabei übernimmt der externe Dienstleister das gesamte Management der klassischen Medizintechnik. Im Kern beinhaltet die Dienstleistung die Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen, Instandsetzung, Wartung und Gerätemanagement. Dies ist allerdings nur ein, wenn auch gewichtiger Aspekt der Serviceleistung. Zunehmend erwarten Krankenhäuser „Service and more". Es geht zukünftig neben der Information und Begleitung von rechtlichen Vorgaben und Prozessgestaltungen auch verstärkt um betriebswirtschaftliche Empfehlungen, für die ein umfangreiches Know-how und ein hohes Maß an Erfahrung erforderlich sind. Vor allem aber geht es um die Möglichkeit, am Markt vergleichen zu können und auch auf Referenzwerte zugreifen zu können. Auch professionelle Zertifizierungen und die Einbindung der Medizintechnik in ein Qualitätsmanagement durch externe Dienstleister werden verstärkt nachgefragt. Dabei kommt es auch darauf an, dass der Dienstleister mögliche Risiken frühzeitig erkennt und dem Krankenhausmanagement sowie dem medizintechnischen Personal mit seinen Erfahrungswerten beratend zur Seite stehen kann.

Externe Dienstleister ermöglichen Planungssicherheit

Dieses Angebot findet wachsenden Zuspruch. Bereits heute entschließen sich zahlreiche Häuser dazu, das komplette Management ihrer Medizintechnik im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen oder Marktanfragen zu vergeben. Das Hauptargument für die Auftraggeber ist überzeugend: Ein klar definiertes Leistungsspektrum wird zu fest planbaren Kosten von Dritten erbracht. Der beauftragte Dienstleister wiederum sollte bestrebt sein, dem Krankenhaus die bestmögliche Servicetiefe für die klassische Medizintechnik anzubieten. Das Krankenhaus profitiert vor allem von fachlich spezia¬lisierten Medizintechnikern, die in der Lage sind, eine breite Gerätepalette zu bedienen und eine hohe Eigenleistung zu erreichen. Und da etliche Dienstleistungen an Medizingeräten, wie die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen nach §§ 6, 11 MPBetreibV (STK, MTK) sowie BGV A3 (EK) planbar sind, sollte der Externe dafür auch die gesamte Administration übernehmen.

Für das Management bringt eine Vergabe an Dritte dabei zusätzliche Transparenz durch ein regelmäßiges Berichtswesen. Hier hilft der Einblick in Datenbanksysteme, die aus den dokumentierten Erfahrungswerten einer Vielzahl von medizintechnischen Installationen Empfehlungen hinsichtlich des weiter gehenden Gerätemanagements geben können. Dabei werden deren Altersstruktur und die Häufigkeit von Reparatureinsätzen analysiert, wodurch Informationen über die reine Fristenkontrolle und Bestandsführung hinaus ermöglicht werden. Es besteht auch grundsätzlich die Möglichkeit, die implementierten intranetbasierten IT-Infrastrukturen, wie beispielsweise ein Störmeldemodul, auch außerhalb der vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten sowie an Sonn- und Feiertagen zur Verfügung stellen zu können.

Neue Chancen für Management und Mitarbeiter

All das bedeutet keineswegs, dass ein externer Dienstleister das medizintechnische Personal immer durch eigene Mitarbeiter ersetzen muss. Vielmehr geht es um Synergien und um eine bestmögliche Integration in die Serviceprozesse. Und diese können variantenreich sein. Übernimmt der externe Dienstleister die Vollbewirtschaftung der Medizintechnik, profitiert nicht nur das Krankenhaus als Unternehmen, sondern auch die Mitarbeiter haben Vorteile. Beispielsweise eröffnen sich für den krankenhaushausinternen Medizintechniker oder Ingenieur neue Perspektiven und Entwicklungschancen als Fachmann auf seinem persönlichen Spezialgebiet. Dabei muss der Dienstleister das Krankenhauspersonal mit gezielten Fachschulungen in Sachen MPG unterstützen und ergänzend bei gemeinsam festzulegenden Tätigkeiten beratend zur Seite stehen.

Mit dem Wegfall des organisatorischen Aufwandes, beispielsweise für die Einholung von Kostenvoranschlägen oder Prüfung von Rechnungen und Lieferscheinen, hat der Techniker wieder die Möglichkeit, sich seinen Kernaufgaben zu widmen. Dazu gehört die immens wichtige Präsenz auf den Stationen, beim Pflegepersonal und bei den Ärzten. Der Techniker kann so den First-Line-Support leisten, der die Störung möglichst sofort behebt und dessen Eigenleistung dem Krankenhaus bei entsprechender Dokumentation auch einen Vorteil bringt. Denn jede selbst erbrachte Leistung kann, bei entsprechender Vertragsgestaltung mit dem Dienstleister, auf die vereinbarte Jahrespauschale angerechnet werden.

Bei der Debatte über die Vor- und Nachteile, eine eigene Medizintechnik zu unterhalten, ergibt die Integration externer Dienstleister damit eindeutige Vorteile. Der ursprünglich schwer kalkulierbare Posten der Medizintechnik wird durch nach oben festgeschriebene Jahreswerte planbar - bei einer gesicherten Geräteverfügbarkeit und einer Reduktion des Verwaltungsaufwandes.