Digitalisierung im Personalmanagement: Von digitaler Ordnung zur KI-fähigen Steuerung
Der Fachkräftemangel zählt zu den dringlichsten Herausforderungen im Gesundheitswesen. Umso gravierender, dass die HR-Abteilungen in vielen deutschen Kliniken strukturell unterfinanziert, organisatorisch zersplittert und digital abgehängt sind. Dabei lässt sich Digitalisierung in der Praxis schrittweise vorantreiben – auch um den Weg für den Einsatz von KI und Co. zu ebnen.
Christoph Nordmann, Easy Software AG, Essen
Der digitale Reifegrad deutscher Krankenhäuser bleibt „ausbaufähig“. Nach der zweiten bundesweiten DigitalRadar-Erhebung erreichten die Kliniken 2024 im Durchschnitt 42,4 von 100 möglichen Punkten. Insbesondere die organisatorische Steuerung und das Datenmanagement lassen mit rund 48 Prozent Erfüllungsgrad zu wünschen übrig. Für das Personalmanagement ist das kritisch. Hier liegen Recruiting, Personalentwicklung, Controlling, Marketing und Arbeitsrecht häufig noch in unterschiedlichen Häusern über verschiedene Bereiche verteilt. Veraltete IT-Systeme, Datensilos und papierbasierte Prozesse treffen auf wachsenden Verwaltungsaufwand, hohe Fluktuation und flexible Arbeitszeitmodelle.
Eine zukunftsfähige Personalstrategie, die Fachkräfte bindet und eine hochwertige Versorgung von Patienten langfristig sichert, sieht anders aus. Sie muss nicht mehr nur „verwalten“, sondern aktiv steuern und demografische Entwicklungen sowie Qualifikationsanforderungen und potenzielle Engpässe im Blick behalten. Die Frage lautet nicht mehr nur, wie viele Mitarbeitende künftig zu besetzen sind, sondern auch welche Kompetenzen, Rollen und Qualifikationen sie in einem zunehmend digitalen und stärker ambulant ausgerichteten Gesundheitswesen mitbringen müssen.
Entscheidend ist zudem der Sprung vom Strategiepapier in die Praxis: mit klaren Kennzahlen, verbindlicher Nachverfolgung, fest verankerten Strukturen – verbunden mit modernen IT-Systemen, die spürbare Entlastung liefern und bessere Steuerung erst möglich machen.
Hamm Kliniken: Startpunkt digitale Personalakte
Wie solche Schritte in der Praxis aussehen können, zeigt das Beispiel der Hamm Kliniken. Das Unternehmen legte bereits 2016 den Grundstein für die Digitalisierung seiner Personalprozesse. An den vier deutschlandweiten Standorten sind rund 700 Mitarbeitende in der onkologischen Rehabilitation und Anschlussrehabilitation (AHB) tätig. Neben Medizinern, Pflegekräften und Therapeuten verfügt das Haus über eigenes Personal in den Bereichen Küche, Service, Hauswirtschaft und Technik. Die vier Kliniken liegen allesamt abseits der Ballungszentren, was die Suche nach teilweise hochspezialisiertem Personal aus unterschiedlichsten Fachrichtungen zusätzlich erschwert.
Der erste Schritt in die Digitalisierung bestand darin, die papierbasierten Personalakten weitgehend abzulösen und durch eine digitale Personalakte zu ersetzen. Die Hamm Kliniken entschieden sich für easy hr, eine Personalmanagement-Software des deutschen Herstellers easy software. Die Lösung führt Mitarbeiterinformationen und Dokumente zentral zusammen, regelt Zugriffe über ein Rollen- und Berechtigungskonzept und unterstützt Prozesse wie Bewerbungsmanagement, Fristenverwaltung, Self-Services sowie Aus- und Weiterbildung. So entsteht eine digitale Grundlage, auf der HR-Prozesse nachvollziehbarer, schneller und besser steuerbar werden.
Davon profitierten ebenfalls die HR-Sachbearbeitenden der Hamm Kliniken. „Die alten Abläufe waren sehr zeitaufwendig und wenig transparent”, erklärt Sarah Grant, die als Prokuristin der Hamm Kliniken GmbH & Co. KG in der Unternehmensleitung unter anderem die Bereiche Digitalisierung und Strategie verantwortet. „Die Probleme fingen schon damit an, dass die unterschiedlichen Leitungsebenen jeweils einen eigenen Zugriff auf die Personalakten benötigten. Wer zum Beispiel ein Mitarbeitergespräch vorbereiten wollte, musste dafür jedes Mal die Personalabteilung anfragen, die sich dann auf die Suche nach den entsprechenden Aktenteilen machte.“
Fristenmanagement statt manueller Nachverfolgung
Heute lassen sich solche Zugriffe gezielt steuern: mit klar definierten Rollen und Berechtigungen, hinterlegten Datenschutzvorgaben und DSGVO-konformen Löschkonzepten. So lässt sich präzise festlegen, wer auf welche Daten zugreifen kann. Wechseln Mitarbeitende die Abteilung oder Funktion, können Zugriffsrechte mit wenigen Klicks erweitert oder entzogen werden.
Nur noch einzelne Dokumente werden – vor allem aufgrund gesetzlicher Vorgaben – in Papierform aufbewahrt. Der Großteil der Personaldokumente ist über die Weboberfläche verfügbar und kann dort direkt bearbeitet werden. Das beschleunigt Abläufe, schafft Transparenz und reduziert den manuellen Aufwand im Arbeitsalltag.
Im Alltag zeigt sich der Nutzen vor allem dort, wo sonst leicht etwas liegen bleibt: bei wiederkehrenden Terminen wie jährlichen Mitarbeitergesprächen, Probezeitfristen, Auffrischungsschulungen oder sogar Jubiläen und Geburtstagen. Heute legen die HR-Verantwortlichen der Hamm Kliniken solche Vorgänge direkt in der easy-Lösung an. Die zuständigen Führungskräfte erhalten rechtzeitig eine Erinnerung; offene Aufgaben bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind. So müssen HR-Teams weniger hinterhertelefonieren oder Listen abgleichen und sehen schneller, welche Gespräche anstehen, welche Vorgänge abgeschlossen sind und wo noch etwas offen ist.
Recruiting-Workflows: von der Ausschreibung bis zur Freigabe
Der Erfolg der digitalen Personalakte führte bei den Hamm Kliniken zum nächsten Digitalisierungsschritt: dem Bewerbermanagement. Zwar erreicht der Großteil der Bewerbungen die Kliniken bereits per E-Mail über die Stellenausschreibungen auf der Webseite, einzelne Unterlagen kommen aber weiterhin per Post. Für die Personalabteilungen entstehen dadurch unterschiedliche Eingangskanäle, manuelle Zwischenschritte und Medienbrüche. Um die Hürden für potenzielle Bewerber weiter zu senken und zugleich die Abläufe für die Personalabteilungen zu vereinfachen, startete im Herbst 2024 ein entsprechendes Pilotprojekt.
Damit läuft das Bewerbermanagement als integrierter digitaler Prozess in der Personalmanagement-Software. “Wir starten den Prozess direkt in easy hr mit der Erstellung des Ausschreibungstextes. Das hat einen sehr großen Mehrwert, weil es dort viele Felder gibt, die wir einfach nur anklicken müssen, um den Text zu erstellen. Schon das spart definitiv Zeit”, erläutert Christina Stein, die als Assistentin der Geschäftsführung das Pilotprojekt begleitet.
Die Freigabe der Ausschreibung erfolgt direkt im System. Statt Dokumentversionen per E-Mail hin- und herzuschicken, reicht ein Klick, um den finalen Text auf der Unternehmenswebseite zu veröffentlichen. Auch Datenschutzanforderungen lassen sich so besser abbilden: von der Einwilligung bei der Dateneinreichung bis zur gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung und Löschung von Bewerberdaten.
Mit der digitalen Personalakte und dem Pilotprojekt im Bewerbermanagement ist der Weg der Hamm Kliniken noch nicht abgeschlossen. Als Nächstes soll auch das On- und Offboarding digitalisiert werden. Der Fall zeigt damit im Kleinen, was für das Personalmanagement insgesamt gilt: Je durchgängiger Prozesse digital abgebildet sind, desto besser lassen sich Daten nutzen, Abläufe steuern und perspektivisch auch KI-Anwendungen einbinden. Voraussetzung dafür sind saubere Daten, transparente Regeln, klare Verantwortlichkeiten und eine datenschutzkonforme Einbindung in bestehende HR-Prozesse.
Das Potenzial von KI ist für das Personalmanagement in jedem Fall enorm. Schon heute bieten moderne Personalmanagementsysteme entsprechende KI-Funktionen: Sie lesen etwa Lebensläufe aus, erkennen Stammdaten automatisch oder unterstützen Mitarbeiter-Self-Services über KI-Chatbots. Den nächsten Entwicklungsschritt markieren KI-Agenten: Systeme, die nicht nur Informationen auswerten, sondern innerhalb klar definierter Regeln eigenständig Aufgabenketten bearbeiten. Sie ersetzen dabei nicht das menschliche Urteilsvermögen, bereiten Entscheidungen aber vor und priorisieren sie.
Im Personalmanagement hieße das zum Beispiel: Eine Bewerbung geht ein, der Agent liest das Profil aus, ordnet Qualifikationen ein, gleicht sie mit den Anforderungen der Stelle ab und bereitet eine Entscheidungsgrundlage für HR und Fachbereich vor. Auch beim Onboarding wird der Unterschied greifbar: Statt einzelne Aufgaben manuell nachzuhalten, prüft ein digitaler Assistent, welche Unterlagen fehlen, welche IT-Zugänge eingerichtet werden müssen und welche Schulungen für die neue Rolle relevant sind.
In dieser smarten Automatisierung könnte für Kliniken ein Teil der Antwort auf die kommenden Herausforderungen liegen: Wer Personalprozesse intelligent steuert, stärkt nicht nur die HR-Abteilung, sondern die Handlungsfähigkeit des gesamten Hauses. Digitalisierung und KI können dazu beitragen, knappe Fachkräfte gezielter einzusetzen, Mitarbeitende besser zu begleiten und Belastungen früher sichtbar zu machen. Damit geht es nicht allein um effizientere Verwaltung, sondern um Wirtschaftlichkeit und letztendlich die Sicherung der Versorgungsqualität.
Christoph Nordmann
Christoph Nordmann leitet die Unternehmenskommunikation der easy software AG. Mit Stationen im Gesundheitswesen und der herstellenden Industrie in der Schweiz, den Niederlanden und Deutschland verfügt er über umfangreiche Erfahrungen in der Umsetzung und der Begleitung von Change-Prozessen.
