Der Unternehmensverbund der Alexianer GmbH setzt für die Objektbetreuung der technischen Anlagen seiner Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen auf die Digital Pen & Paper Technologie von Anoto. In insgesamt 11 Standorten in Berlin, Brandenburg und Sachsen-Anhalt mit zusammen fast 2.150 Betten bzw. Pflegeplätzen wird somit das Gebäudemanagement digitalisiert.

Dies ermöglicht ein einheitliches technisches Controlling und steigert nicht nur die Effizienz der Arbeiten um ca. 25%, sondern auch deren Qualität um ca. 66%. Die Umsetzung des Projektes liegt in den Händen der AGAMUS Dienstleistungs-GmbH, dem technischen Dienstleister der Alexianer GmbH, in Zusammenarbeit mit dem Anoto-Partner Allpen Gesellschaft für Systementwicklung mbH.

Effizienzschub mit dem digitalen Stift

Basierend auf der Anoto Digital Pen & Paper Technologie hat die Softwareentwicklungsfirma Allpen eine speziell auf die Bedürfnisse der AGAMUS Dienstleistungs-GmbH zugeschnittene Lösung für das zentrale technische Controlling des Gebäudemanagements an den Alexianer-Einrichtungen ausgearbeitet. Das Allpen-System „Allpen Forms Server" besteht aus einem Stift, der mit einer winzigen Kamera ausgestattet ist, und Papier als Formularvorlage, welches mit einem kaum sichtbaren Punkteraster bedruckt ist. Ergänzt wird die digitale Stift-Papier-Lösung durch entsprechende Management- und Auswertungssoftware von Allpen, die bei AGAMUS zusammen läuft.

Das A und O im Gebäudemanagement: Revisionssichere Dokumentation

Vor Einsatz der digitalen Stift- und Papierlösung war eine zentrale Überwachung und Auswertung der Protokolle zum Gebäudemanagement aus den Häusern der Alexianer sehr aufwändig: Die Dokumentationen, die von AGAMUS individuell für jede einzelne Anlage durchgeführt werden, unterscheiden sich hinsichtlich Aufbau und Methodik. Diese unterschiedlichen Papierbögen mussten zunächst handschriftlich ausgefüllt und anschließend in das übergreifende spezifische Computersystem CAFM (Computer-aided facility management) übertragen werden. Dies kostete nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Ressourcen (vier Vollkräfte). Zudem konnten etwaige festgestellte Schäden an technischen Anlagen nicht zeitnah repariert werden, da der Informationsfluss durch Medienbrüche in der Störungserfassung gestört und so die Weiterbearbeitung bis zu mehreren Tagen verzögert wurde.

Mit dem digitalen Stift können nun die Befunde, die auf den Protokollen dokumentiert werden, in digitale Daten umgewandelt werden. Diese werden an das zentrale System gesendet und von verschiedenen Funktionsbereichen ausgewertet. Hierzu zählen Dokumentationen über Begehungen von Technikräumen, über Inspektionen und Wartungen von technischen Anlagen, die Zählerstandserfassung, das Wasserprüfungsprotokoll oder Protokolle über den Bereitschaftsdienst. Dieser Prozess erleichtert sowohl die Kontrolle der Objekte als auch die Auswertung der Begehungen um ein Vielfaches, da hierfür keine weitere Begehung notwendig ist und somit der Zeit- und Personalaufwand entfällt.

Ein weiterer Vorteil: Stehen behördliche Prüfungen an, können revisionssichere Kopien der Originalbelege erstellt werden. Wo zuvor in allen Häusern eine doppelte Erfassung pro Protokoll notwenig war, reicht heute eine einmalige. AGAMUS kann somit viel Zeit sparen und die Effizienz steigern. Da alle dokumentierten Informationen unmittelbar für mehrere Anwender verfügbar sind, ist eine zentrale Überwachung vom Hauptstandort deutlich einfacher und günstiger zu bewerkstelligen.

„Seitdem wir den digitalen Stift und die spezifisch auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen Formulare einsetzen, machen sich drei Vorteile klar bemerkbar: Insgesamt profitieren wir von Prozessen, die zu Auswertungszwecken nicht mehrfach durchgeführt werden müssen und deutlich höherer Effizienz mit ca. 25% weniger Aufwand. Zudem hat sich die Fehlerquote bei der Übertragung von den schriftlichen Protokollen in das Computersystem um fast zwei Drittel reduziert", so Bernd Engelmann, Projektleiter bei der AGAMUS Dienstleistungs-GmbH.

Nach der erfolgreichen Einführung des Systems haben bereits weitere Bereiche der AGAMUS Dienstleistungs-GmbH wie das Baumanagement, das Medizintechnikmanagement und die Gebäudereinigung Interesse am Einsatz der Lösung von Allpen mit der Anoto-Technologie bekundet.