Smartes Textilmanagement als Baustein der Hygienestrategie
Das EVK Mettmann automatisiert und digitalisiert sein Textilmanagement und schafft damit die Grundlage für gesteigerte Hygiene, Effizienz und Nachhaltigkeit rund um Arbeitskleidung.
Benjamin Horak verantwortet im Evangelischen Krankenhaus Mettmann (EVK)Einkauf, Wirtschaft und Versorgung. Zu seinem Verantwortungsbereich gehört in diesem Zuge auch das Textilmanagement von Arbeitskleidung.
Wenn Dienstkleidung fehlt, leidet die Hygiene
Vor der Einführung der Systeme von Polytex Technologies stand das EVK Mettmann im Textilmanagement vor unterschiedlichen Herausforderungen. Einerseits musste ein erheblicher Teil der Dienstkleidung wegen Verschmutzungen, Beschädigungen oder Verschleißbeschädigungen ausgesondert werden, gleichzeitig wuchs das EVK Mettmann und damit auch die Belegschaft. Die Beschaffung von Arbeitskleidung zog jedoch nicht im gleichen Maße nach. Die Folge war ein zunehmender Engpass. „So selbstkritisch muss man sein“, räumt Horak ein.
Die Situation führte mitunter zu Hortungsverhalten einzelner Mitarbeiter, die nicht selten weitere Kleidungsstücke in ihren Spindfächern „sicherten“. Auch nach einem beendeten Arbeitsverhältnis verblieb Dienstkleidung vielfach irgendwo im Haus und kam bei Aufräumaktionen erst wieder zum Vorschein. Zusätzlich zu den dauerhaft Beschäftigten kamen Praktikanten, Hospitanten und Gastmediziner hinzu, bei denen die Rückgabe der Arbeitskleidung auch
nicht immer zuverlässig erfolgte. Fehlende oder nicht ausreichend vorrätige Dienstkleidung führte nicht nur zu Frust bei den Mitarbeitern, sondern barg auch hygienische Risiken. Dienstkleidung wurde länger getragen als vorgesehen, teilweise über eine zweite Schicht hinweg. Aus hygienischer Sicht waren
solche Not-Situationen auch „No-Gos“. Gefordert war daher eine Lösung, die Ausgabe, Rückführung und Bestandsführung zu einem durchgängigen Prozess verbindet.
Entscheidung für ein vollautomatisiertes System
Die Entscheidung für die Automatisierung im Bereich der Dienstkleidung wurde von einem interdisziplinären Projektteam aus Pflegedirektion, Krankenhaushygiene und Einkauf vorbereitet. Vier Anforderungen standen im Mittelpunkt: (1) Hygiene-Compliance, (2) eine zuverlässige Verfügbarkeit sauberer Dienstkleidung Tag und Nacht, (3) eine transparente Bestandsführung und (4) ein verbindliches Rückgabeprinzip.
Das Prinzip ist klar definiert: Frisch gereinigte Dienstkleidung wird nur ausgegeben, wenn zuvor Schmutzwäsche zurückgeführt und damit ein entsprechendes Guthaben erworben wurde. Jeder Nutzer, einschließlich externer oder temporär im Haus tätiger Personen, erhält einen individuellen Transponder mit einem dort hinterlegten Wäscheguthaben. So lässt sich nachvollziehen, welche Textilien ausgegeben wurden und sich im Besitz des jeweiligen Nutzers befinden. Damit verändert sich die Funktion der Textilverwaltung grundlegend. An die Stelle einer reaktiven Beschaffung tritt ein kontrollierbarer, digital unterstützter Kreislauf. Bestände und Rückläufe werden transparent, Abweichungen erkennbar und Beschaffungsentscheidungen auf eine belastbare Datengrundlage gestellt.
Versorgungssicherheit im klinischen Alltag
Die Bekleidungssysteme gewährleisten inzwischen seit mehr als einem Jahr eine kontinuierliche Versorgung rund um die Uhr. Weder Warteschlangen noch technische Ausfälle beeinträchtigen den Betrieb. Eine anfängliche Zurückhaltung der Mitarbeitenden war vor allem darauf zurückzuführen, dass es keinen freien Zugriff mehr auf Dienstkleidung gab, sondern die Sets kontrolliert über das System ausgegeben wurden. Diese Vorbehalte waren jedoch schnell ausgeräumt, da Engpässe aus früheren Zeiten ausblieben. Hygienisch reine Dienstkleidung steht jetzt stets zuverlässig in der benötigten Menge und passender Größe zur Verfügung. Die Mitarbeiter wechseln ihre Kleidung nun regelmäßig, entsprechend den geltenden Hygienerichtlinien. Gleichzeitig konnte das Horten von Arbeitskleidung eliminiert werden. Das Guthabenprinzip unterstützt einen verlässlichen Rücklauf und hält die Textilien im vorgesehenen Kreislauf.
Praktikanten, Hospitanten und Gastmediziner können mit der benötigten Dienstkleidung ausgestattet und über die Transponder eindeutig erfasst werden. Bei zeitlich begrenzten Einsätzen gewährleistet das System so eine lückenlose Zuordnung, unterstützt den Rücklauf und vermeidet somit Schwund.
Digitales Textilmanagement für mehr Transparenz und Effizienz
Benjamin Horak würde das automatisierte und digitalisierte Textilmanagement von Polytex Kollegen aus anderen Gesundheitseinrichtungen durchaus empfehlen. Entscheidend ist für ihn die Verbindung von Hygieneanforderungen, Bestandskontrolle und wirtschaftlicher Steuerung.
So wird aus einer schwer kontrollierbaren logistischen Aufgabe ein strukturierter, steuerbarer Prozess. „Dieses Managementsystem hat all unsere Probleme rund um Arbeitskleidung auf einen Schlag gelöst“, fasst Horak die Erfahrung des EVK Mettmann zusammen. Zudem wurden die automatisierten Bekleidungssysteme bei der Re-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 als prozessuale Verbesserung gewürdigt.
