Digitale Tools revolutionieren die Beschaffung im Gesundheitswesen
Die Beschaffung ist deutschen Krankenhäusern und Gesundheitspraxen der strategische Hebel, um Kosten zu sparen und gleichzeitig die Qualität der Versorgung hochzuhalten. Mit Hilfe innovativer Online-Tools kann es gelingen.
Die wirtschaftliche Situation der Krankenhäuser und medizinischen Versorgungszentren in Deutschland ist herausfordernd. Die Finanzierung ist oft unsicher, die Zahl der Patienten wächst, gleichzeitig fehlt es oft an Personal. Eine entscheidende Rolle, um die Kostenstrukturen im Gesundheitswesen wieder in den Griff zu bekommen, spielt die strategische Beschaffung. Denn ob Medikamente, Verbrauchsmaterialien, Instrumente, Büroartikel oder Lebensmittel – in großen Kliniken und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens werden bis zu 40.000 verschiedene medizinische und nichtmedizinische Produkte für die Versorgung der Patienten täglich benötigt. Eine gewaltige Anzahl. Doch mit innovativen Ideen kann die Beschaffung der entscheidende Hebel sein, der Krankenhäusern und anderen privaten Gesundheitspraxen wie Zahnärzten und Pflegeheimen hilft, Ineffizienzen und Kosten zu reduzieren, Lieferantennetzwerke zu stärken und Einsparungen in Patientenleistungen zu reinvestieren.
Hohes Potential der Echtzeit-Datenanalyse
Online-Shops entwickeln sich fast in allen Branchen zu leistungsstarken Plattformen für die Ausgabenverwaltung. Sie unterstützen Beschaffungsteams, unkontrollierte Kosten in eine strategisch verwaltete Kategorie umzuwandeln. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ausschreibungsverfahren, die für einzelne Kategorien erhebliche Ressourcen erfordern, bieten diese digitalen Lösungen sofortige Möglichkeiten zur Ausgabenkontrolle, helfen Ausgabendaten leichter zu erfassen und zu analysieren und liefern somit umfassende Einblicke in den Beschaffungsprozess, um die interne Effizienz zu steigern.
Aus der aktuellen Amazon Business-Umfrage „Die Zukunft der Beschaffung neu definiert“ 2025 geht hervor, dass 85 Prozent der befragten Unternehmen und Institutionen digitale Beschaffungslösungen für die Ausgabenverwaltung nicht-produktionsbezogener Einkäufe nutzen – wobei 25 Prozent diese als primäre Plattform für die Ausgabenkontrolle einsetzen. Mehr als die Hälfte (54 Prozent) heben die Zeitersparnis hervor, die sich aus diesem Ansatz ergibt. „Bei einem Online-Shop können Sie verschiedene Angebote einsehen und sofort vergleichen“, erklärt Markus Finkbeiner, Senior Category Adoption Manager, Amazon Business. „Ein Online-Shop ist sehr transparent. Bei einer Ausschreibung ist das nicht unbedingt der Fall. Sie müssen nach einem bestimmten Produkt suchen, die Details überprüfen und sicherstellen, dass die Packungsgröße ihren Anforderungen entspricht.“
Strategische Umstrukturierung mit Hilfe von digitalen Tools
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Genau diese Transparenz fehlte bei „Dein Dental“. Das Unternehmen ist ein Netzwerk zahnmedizinischer Versorgungszentren und hat 45 Standorte in Deutschland. Bisher erforderte das dezentralisierte Beschaffungssystem mehrere Genehmigungsprozesse für jede Bestellung, was den Aufwand für die Buchhaltung und Zahlungsabstimmung erhöhte. Mit Hilfe der Amazon-Business-Partnerschaft strukturierte es sich um. Durch die Zentralisierung stärkte der Versorger die Automatisierung seiner Einkaufsprozesse, setzte dadurch zusätzliches Potenzial in seinen Abläufen frei, reduzierte die Kosten und steigerte den Effizienzgewinn. „Durch die gezielte Einrichtung und Konfiguration unseres Unternehmenskontos gehen wir davon aus, rund 80 Prozent der bisherigen Prozesskosten einzusparen“, erklärt Daniel Ralf, Leiter der Buchhaltung bei „Dein Dental“. Das Unternehmen plant nun, die Effizienzgewinne aus der Zentralisierung seines Amazon Business-Kontos durch eine stärkere Automatisierung seiner Einkaufsprozesse weiter zu steigern und so zusätzliches Potenzial in seinen Abläufen freizusetzen.
Beschaffungsdruck durch digitale Lösungen verringern
Um ihren Beschaffungsprozess zu vereinfachen und das Lieferantennetzwerk zu konsolidieren, wandte sich auch die HCRG Care Group an Amazon Business. Die Gruppe ist einer der größten Gesundheitsdienstleister des Gesundheitsdienstes NHS (National Health Service) in Großbritannien. Lange kämpfte HCRG Care mit einem übermäßig komplexen Lieferantennetzwerk. Bei rund 2.000 Lieferanten im Beschaffungsnetzwerk konnten die 400 Einkäufer des Unternehmens, darunter Pflegekräfte, Klinikmitarbeiter und Partner, nicht die Produkte finden, die sie für eine zeitnahe Patientenversorgung benötigten. Zudem war das Beschaffungsteam nicht groß genug, um die Einkäufer im erforderlichen Umfang für die Notfallversorgung zu unterstützen. Mit Hilfe von Amazon Business steht den HCRG Care-Mitarbeitern nun jedoch ein optimales Lieferantennetzwerk transparent und jederzeit einsichtig zur Verfügung. Durch die erleichterte Suche spart das Personal Zeit und kann sich besser auf die Patientenversorgung konzentrieren. „Die Effizienzgewinne, die wir durch die Konsolidierung unserer Lieferantenliste mit Amazon Business erzielen konnten, bedeuten zudem, dass wir im Beschaffungsteam auch mehr Zeit für Projekte, Ausschreibungen und Strategien haben“, erklärt Alex Blatherwick, Leiter Beschaffung der HCRG Care Group. Und: „Durch die Reduzierung unserer Lieferantenbasis haben wir nicht nur unsere Prozesse vereinfacht, sondern auch mögliche Cybersicherheitsrisiken gesenkt und können die NHS-Standards leichter einhalten.“
Es gibt also viel Spielraum für die Gesundheitszentren und Krankenhäuser, um Beschaffungsprozesse und Kostenstrukturen zu verbessern. Und ob es sich nun um Einkaufsprozesse für Betriebsbedarfe, Verbrauchsmaterialien oder um Hausmeister- und Sanitärbedarf handelt – mit Hilfe strategischer Beschaffung können die Kosten für alltägliche, wichtige Einkäufe von Krankenhäusern und nicht-medizinischen Artikeln besser kontrolliert werden und zugleich Ärzte- und Pflege-Teams einen effizienteren Service bieten, der zu einer besseren Patientenversorgung führt. Die Zeit, um über innovative Prozesse in der Beschaffung nachzudenken, ist reif. Es gilt, alte Strategien zu überdenken oder neue Technologien zu erkunden. Krankenhäuser und Versorgungspraxen sollten sich mit Optimismus dieser Veränderung annehmen, mehr Technologie erproben und den nächsten Schritt wagen.
Der moderne Weg zu strategischem Einkauf
Nutzen Sie das Potenzial digitaler Tools, um Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Versorgung nachhaltig zu stärken.
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