Effizienzsprung: Automatisiertes Textilmanagement im UKR
Wie das Universitätsklinikum Regensburg mit automatisierten Ausgabesystemen und Pooldienstkleidung Nachkäufe und logistischen Aufwand massiv senkt.
Ida Ahlbory, die während der Projektumsetzung stellvertretende Leiterin des Bereiches Logistik und Dienstleistungen am Universitätsklinikum Regensburg AöR war, gibt Einblicke in die Prozessoptimierung. Im Interview erläutert sie, wie das UKR mit über 5.000 Mitarbeitern sein Textilmanagement durch automatisierte Systeme neu ausrichtete.
M&K: Das Universitätsklinikum Regensburg (UKR) steht für moderne Spitzenmedizin. Könnten Sie uns kurz das Haus und die logistischen Dimensionen vorstellen?
Ida Ahlbory: Gerne. Das UKR ist mit über 5.000 Mitarbeitern und rund 800 Betten medizinischer Maximalversorger für ganz Ostbayern und darüber hinaus – entsprechend groß ist das Aufkommen an Berufskleidung. Die Versorgung war dabei stark fragmentiert: Vor der Neuausrichtung wurden rund 4.000 Mitarbeitende über mehr als 60 Umkleiden mit persönlicher Dienstkleidung versorgt. Zusätzlich erhielten bis zu 800 Mitarbeitende Ihre Kleidung über eine Zimmerversorgung. Da diese Umkleiden und Versorgungsbereiche über das gesamte Klinikgelände verteilt waren und die Ausgabe analog organisiert war, ergab sich daraus ein erheblicher logistischer Aufwand.
Bevor sie Veränderungen im Management Ihrer Berufskleidung eingeführt haben: Wo lagen die größten Herausforderungen in Ihren bisherigen Abläufen?
Ahlbory: Die größte Herausforderung war die fehlende Transparenz in der Textilversorgung. Die Dienstkleidung war personalisiert und wurde einmalig in fester Stückzahl ausgegeben. Danach war nicht mehr ausreichend nachvollziehbar, wie häufig einzelne Teile tatsächlich genutzt oder gewechselt wurden. Insgesamt hatten wir somit nur einen eingeschränkten Überblick über den tatsächlichen Bedarf. Auffällig war darüber hinaus ein hoher Nachbeschaffungsaufwand, der uns dazu veranlasste den Prozess transparenter und effizienter zu gestalten.
Welche konkreten Ziele hatten Sie sich für die Neuausrichtung gesetzt?
Ahlbory: Für uns im Einkauf, in der Logistik und im Dienstleistungsbereich stehen Versorgungssicherheit und Wirtschaftlichkeit an oberster Stelle. Ziel der Neuausrichtung war es daher, Transparenz in unserem Wäschekreislauf zu schaffen und die Verfügbarkeit von sauberer Dienstkleidung rund um die Uhr sicherzustellen. Ein weiteres zentrales Ziel war es, die Versorgung bedarfsgerecht zu steuern, Umlauf und Schwund zu reduzieren sowie den Nachbeschaffungsaufwand zu senken. Darüber hinaus sollte der logistische Aufwand
Wie sind Sie bei Ihrer Lösungsfindung vorgegangen? Gab es spezifische Kriterien?
Ahlbory: Wir haben uns verschiedene Systeme angesehen, von RFID-gestützten Raumlösungen bis hin zu vollautomatisierten Einzelausgabesystemen. Für uns war entscheidend, dass das System in unsere bestehende IT-Infrastruktur integrierbar ist und dass es physisch zu unseren dezentralen räumlichen Begebenheiten passt. Wir suchten eine Lösung, die den Zugriff reglementiert und gleichzeitig für die Mitarbeiter einfach und schnell zu bedienen ist. Ein weiteres Kriterium war, dass Entnahmen und Rückgaben systemseitig erfasst und gezielt gesteuert werden können. Wir haben uns außerdem für eine Umstellung auf Pooldienstkleidung entschieden, die Personalisierung aufgehoben, und dadurch die Dienstkleidungsvarianten reduziert, um eine ideale Grundlage für die effiziente Versorgung über ein automatisiertes Ausgabesystem bei optimaler Nutzung des Lagerplatzes zu schaffen.
Warum fiel die Wahl letztlich auf die vollautomatisierten Ausgabesysteme?
Ahlbory: Überzeugt hat uns vor allem, dass es sich um ein geschlossenes System handelt: Die Dienstkleidung bleibt bis zur Ausgabe sortiert und geschützt, ohne dass zusätzlich Personal eingreifen muss. Zudem war die Skalierbarkeit entscheidend. Für ein Haus in der Größe des Uniklinikums und der dezentral angesiedelten Umkleiden, konnten wir die Automaten modular und ohne größeren baulichen Aufwand an mehreren Punkten aufstellen und so Laufwege kurz halten.
Nun ist das System seit ca. drei Jahren im Einsatz. Gibt es bereits messbare Resultate, die Ihre Zielsetzungen bestätigen?
Ahlbory: Da wir mit Inbetriebnahme der Automaten gleichzeitig in eine komplett neue Wäscheausstattung investiert und zudem von personalisierter auf Pooldienstkleidung umgestellt haben, ist ein Vorher-Nachher-Vergleich nicht einfach. Dennoch: Wir gehen davon aus, dass wir den Nachkauf um ca. 40-50% reduzieren konnten, was mit Sicherheit auch auf die Einführung der kontrollierten Aus- und Rückgabe zurückzuführen ist. Gleichzeitig konnten wir durch die zentrale Bestückung der Automaten und den Wegfall der stark fragmentierten Versorgung je Spindfach den logistischen Aufwand erheblich reduzieren.
Abschließend noch ein kurzes Wort zur Hygiene – spielte diese bei der Entscheidung auch eine Rolle?
Ahlbory: Natürlich ist die Hygiene im UKR immer ein Basis-Kriterium. Die Automaten unterstützen unsere Standards ideal, da die Reinwäsche bis zur Entnahme geschützt ist. Aber der eigentliche Treiber für dieses Projekt waren ganz klar die Erhöhung der Transparenz und die Wirtschaftlichkeit unseres Textilkreislaufes.
Zur Person
Ida Ahlbory war während der Umsetzung des Projekts stellvertretende Leiterin und Projektverantwortliche im Bereich Logistik und Dienstleistungen am UKR. In dieser Funktion wirkte sie u.a. an der Weiterentwicklung logistischer Prozesse mit und begleitete die Umsetzung optimierter Abläufe innerhalb der Abteilung – mit dem Ziel, Transparenz und Effizienz im Arbeitsalltag zu verbessern.
